集团公司财务管理制度

1993年,王品发走马上任,成为亚伦集团的总经理、党委书记,1995年又兼任集团公司董事长。从一名政工干部走上企业经营者的岗位,王品发有些眼花缭乱,世界观、人生观开始错位,他利欲熏心,以致在企业走下坡路的同时,自己也一步一步滑向犯罪的深渊。

世上没有不透风的墙。亚伦集团职工上访后,上级即对亚伦集团的主要领导进行经济责任审计。对王品发任期内各项经济指标进行核实,查程序看效果,重点审查有无重大决策失误和越权行为;审查财务收支方面的真实性、合法性和效益性;审查其内控是否健全有效;审计期末资产,摸清企业家底。

结果发现,1995年1月到1998年12月,个体商贩陈某几乎垄断了集团的水果采购供应生意,总价款近270万元。有的发票存在涂改情况,并与亚伦集团所购货物数量出入很大。陈某开具的结账发票连号,不符合正常发票使用规律。部分票据中,集团下属的实业公司经理签字审批日期与陈某开票日期相同甚至超前。公司与陈某的货款结算基本上按陈某提供的房地产发票结账,从账面看,陈无利可图,不合常规,部分销货业务由经理自带汇票与陈某一同采购。进行多次分析之后,审计人员认为陈某以房地产发票与实业公司结账,而未开具当地地方税务发票,涉嫌偷税12余万元。而实业公司与陈某大笔水果交易背后的关键人物,正是亚伦集团的总经理王品发。

监事会或审计委员会的基本职责是:

(1)监督公司财务报告制度及财务、会计、法律相关的内部控制制度的完善性;

(2)监督外部审计和内部审计的独立性和工作业绩;

(3)提供外部审计、内部审计、企业管理层和董事会之间的沟通途径。

这样,股东会、董事会、经理层和监事会或审计委员会充分发挥各自效能,相互牵制和制约,就能有效地约束管理层的各种经营管理行为,防止王品发这样领导层失控的情况再度发生。

采购业务的内部控制制度

采购业务中常见的弊端有:

(1)盲目采购。采购部门没有根据已批准的采购计划或请购单进行采购,而是盲目采购或采购不及时,造成超储积压或者供应脱节的情况。

(2)收受回扣,中饱私囊。采购人员为了私人利益在采购中没有进行比价管理,而是选择有回扣的供应商,这往往造成采购材料质量得不到保证,或者价格高于市场平均价格,致使企业利益受损。这种状况在国有企业中尤为突出。

(3)虚报损耗,中途转移。这属于企业的内盗现象,运输部门为了中饱私囊,在运输途中转移材料,而对公司上报谎称损耗。

(4)混淆采购成本。会计人员在会计记账中,对采购成本没有很好的区分,确认的成本不能真实反映企业是为采购材料而发生的。比如对生产企业,与材料采购相关的运输费、保险费、合理损耗等,都要计入采购成本,而这对商品流通企业并不适用。

(5)验收不严,以少报多,以次充好。采购验收人员玩忽职守,不能严格验收采购材料的质量和数量。如果采购和验收职责没有分离,由一个人担任两项不相容职务,这种内控的缺陷容易诱发材料验收中的舞弊行为,造成伪劣材料鱼龙混杂,轻者损害企业利益,重者伪劣产品充斥市场,损害消费者利益。

(6)违规结算,资金流失。通常企业在受到采购发票后,根据发票金额授权会计签发支付凭单,出纳审核后支付划拨款项,如果没有严格的付款控制程序,就存在结算隐患。比如,对同一笔采购业务重复付款,或者误期支付失去客户信誉。

亚伦集团在水果采购业务中,采购人员滥用职权,损公肥私,收受客户回扣和贿赂。为了防止采购中的这些舞弊行为,通常有效的采购中不能制定单一供应商或某些特定供应商而排除其他竞争者,在购置大批货物时应获取一些合理的有竞争性的书面报价单。选取某一供应商时应提供相应证明文件,包括报价汇总表以证明不选取其他竞争性报价供应商的理由。对大宗采购业务,应成立评标委员会实行招投标管理,保证投标商家进行公平竞争,由采购部门和其他部门共同选定中标商家,这种牵制防止了采购部门滥用职权,一手遮天,保证了选定的中标者以最低的成本和最优的质量提供采购材料。

销售业务的内部控制制度

销售业务中常见的弊端有:

(1)虚记销售收入,调节利润。公司的管理当局往往为了包装公司的财务报表,提高管理当局的政绩,从事盈余管理活动。比如,伪造虚假的销售发票、发货单等原始凭证和相应的应收账款金额,有时重复入账也可以达到虚记收入的目的。

(2)销售成本结转不实,变相调节利润。由于公司的成本资料具有一定的复杂性和保密性,所以在这方面做手脚比较容易。

(3)收款方式选用不当,造成坏账。主要是由于在公司的赊销环节,没有对客户信用做严格的审查,导致大量坏账。

(4)销售费用支出失控,成本增大。由于预算控制没有做到位,致使销售费用指标失控现象发生。无论销售费用发生金额是大是小,都由销售人员自己决定,这就等于鼓励不正常的职务消费,甚至造成贪污腐败。

(5)销售凭证保管不严,造成资产损失。很多企业忽视了销售凭证的保管工作,没有派专人保管,造成凭证管理的混乱局面。内部人员容易涂改、销毁、伪造凭证,进行贪污活动,这就为销售造假、资产流失铺平了道路。

集团公司对外低价销售水松纸事项,就说明了其销售业务在折扣方面的内部控制存在问题:

折扣是销售和应收账款的减项,严格的审核制度应使这种减项保持在合理的范围内和为企业最终的利益带来好处;折扣应采用不同的控制程序来进行,对多数企业来讲,给予客户一定的折扣是相当普遍的一种销售行为,因此企业应当制定出较为详细的折扣政策或规定,这些政策或规定必须在极大多数给予客户折扣的销售业务中可以得到具体的运用,例如,商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件,不同数量和品种的购货订单可以享受的折扣比例。现金折扣规定应详细说明使用的范围和不同支付时间可享受的折扣比例等;企业可事先印制反映授权、批准、享受折扣的品种、数量和金额等内容的表格,任何折扣政策必须得到最高管理当局的批准;办理现金收入业务或记录应收账款明细账业务的人不能同时办理客户折扣业务,任何折扣的批准文件应记录在事先连续编号的折扣事项备忘录,并由专门的职员定期检查这一备忘录。对遗缺的备忘录应通过检查来说明原因。

注意:可能案例介绍的比较简单,而分析又有点大而化之,对每个企业似乎都适用。本案例的深层次原因我想主要还是在领导,所谓“上梁不正下梁歪”,企业的最高领导层腐化,恐怕再好的制度也是摆设。内控制度再严密,最终都要靠人去执行,这里,个人的诚信、道德问题就显的尤为重要。国有企业法人治理结构的不完善、所有者、监督者的缺位、领导人的一手遮天,也是导致此案的一个重要原因。

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