文/周合兵

　　作为一个财务部门，你们是如何把供应商货款支付出去了呢?是采购人员拿着供应商发票要求你付款?还是老板拿着供应商的送货单找到你，要求你付款?而你也就根据他们的要求草草付款了呢?可能都有，但都不规范。如果付款业务少，尚可应付。但付款业务多的话，你就应付不过来，频频付错款也就理所当然。设置一个严密的采购付款内部控制流程就成为一个必须面临的问题，接下来我就介绍一下改内控设置的程序。

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　　内控的第一个岗位是供应商结算单制作岗位，首先要明确从内控角度来讲结算单是采购部门来做的，但很多企业是财务部们自己做，自己做要注意岗位分离。结算制作分以下几个步骤：

　　第一步设计一个结算单格式模板。结算单内容主要有制作日期，供应商名称，信用期及付款期，物资名称，数量，单位，金额等。根据需要可以一式四联或五联。每个联次的作用不一样。第一联，付款联;第二联，挂账联。第三联，采购联。第四联，供应联(结算联);第五联，存根联。

　　第二步收集整理付款供应商的原始单据，具体有采购合同、采购订单、供应商发票。供应商的送货单、公司的入库单需称重，还要过磅单，质量检验单，其他必要单据等。要注意这些单据都要有经办人，各主观部门经理签名和签章。

　　第三步就是核对这些单据的一致性。比如发票数量和入库单数量是否一致，发票金额和合同金额是否一致或者是否在合同金额范围内等。

　　第四步填制结算，根据核对好的数量，金额，结算期。填入事先设计好的结算单模板里。

　　第五步，把做好的结算单用票据打印机打出来，再把前面整理的附件单据附在结算单后面，夹好，一份完整的结算单就制作完毕了。

　　第二个内控岗位就是应付会计工作岗位。把制作好的结算单送给应付会计，应付会计主要工作是审核、分单、挂账。审核大部分内容和结算单制作过程中审核内容一致，就不多说，比如所有单据是否都有相关主管部门签字签章，这里主要关注审核的不同点。

　　第一审核结算单上付款金额，日期和合同上规定是否一致。

　　第二审核结算单后面所有附件是否有相关部门经办人员，主管人员，总经理等签字盖章。如果没有完整签字盖章的，退回去补签。

　　第三审核采购发票的项目、数量、金额与采购订单、入款单、供应商送货单、过磅单、质量检验单上是否一致。不一致，问明原因，必要时退回去从新更正。

　　第四审核发票，订单项目，数量，金额是否和采购合同一致，或在合同订立条款允许的范围中之内。不一致问明缘由，必要时退回去重新更正。

　　第五核对入库单上入库的材料物资，型号，单价，是否和采购合同一致。不一致问明原因，必要时退回去更正。

　　如果以上审核没问题，应付会计就在结算单上签上自己的名字，表示已审核。接下来就可以分单，分单主要做两项工作：

　　一是把采购发票的抵扣联拿出来，整理好送给税务会计去认证抵扣进项税，二是把一式五联的结算单，按每个联次分给相关岗位。第一联：付款联送给付款审批岗位，作为付款时依据，第二联：挂账联，把所有附件附在后面，作为应付会计挂凭证附件，第三联：采购联送给采购部门，第四联：供应商联，可以和采购联一起给采购部门，采购部门转给供应商，作为供应商结算货款之用。第五联：存根联保留。

　　应付会计审核完，和分完单，接下来就是挂账，结算单挂账主要有两项工作：

　　第一项就是红冲这笔结算单对应的暂估入库。第二项工作就是按结算正常挂账，就是做正常入库的处理，会计分录为：

　　借：原材料等

　　应交税费-应交所得税(进项税额)

　　贷：应付账款--**供应商

　　应付会计挂完帐，应付会计工作岗位工作就结束了。

　　接下来就是进入第三个内控岗位付款审批岗位了。付款审批主要操作是，当供应商拿着结算单的结算联来要款，付款审批人员拿出结算单的付款联与供应商的结算联进行比对，看是否是同一份结算单。接着拿出采购合同，看结算单上的付款日期是否符合合同规定的信用期，金额，项目是否一致。如没问题，就打开供应商的往来帐找到这一笔挂账，如果已挂账，未付款，就可以在结算单付款联签字，连同供结算联一起转交出纳。

　　最后内控岗位就是出纳岗位，出纳在财务经理的授权下按结算单上的金额，就可把这笔采购款付出去了。

　　好，讲到这里我们采购付款内控流程的四个岗位，单据制作、应付会计审核挂账、付款审批审核、出纳付款的工作就介绍完成。如何你们公司采购付款业务比较多，按这个流程付款，就不会付错款了。
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