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上市公司一般是如何保管重要财务数据的?
来源:柠檬云财税 编辑:柠檬云财税 2017-08-31 349

在法律层面上,上市公司财务资料的保管与普通企业差不多,其规范性受《证券法》、《会计法》、《审计法》等相关法律法规约束。

作为一家上市公司,首先必须对公众投资者负责,所以财务资料的保管实际上是更为严格。一般来说,根据财政部《会计档案管理办法》(中华人民共和国财政部 国家档案局令第79号――会计档案管理办法)的相关规定进行细化公司的档案管理办法即可。


实际操作中要注意几点:

1.原始凭证及记账凭证、纸面会计账本要尽量分公司、分年、保管及控制。将不同的公司、不同年份的凭证要用不同的档案柜进行保管并做好保密措施。避免非相关人员接触到凭证。

2.财务报表及报告、审计报告最好是放在与凭证不同的档案室保管,因为接调取人员及频率也不一样。

3.注意审计时,做好与审计师的会计资料交接工作,以免在审计过程中丢失会计资料。

4.档案室的基本条件要达标,防水、防火、防潮这些是必不可少的了,而且要有严密的监控。

5.现在有许多公司有档案管理系统,对档案归档、权属、调取权限、调取审批记录、借出记录都有详细的管理。这些管理系统可以自行开发,也可以购买成熟的系统。

6.电子档案,目前一般由两部分组成:一是纸面扫描件,如审计报告、财务报告、经审批会计报表等。二是财务系统账套备份数据。当然还有一些财务分析档案等。对于这些电子档案,公司需建立严密的内部信息控制制度,配备相应条件的数据存储机房,最好还有灾备系统。

7.保证会计档案的保管期限。上市公司从会计档案收集——保管——利用的各个环节上建立健全的制度,以《会计档案管理办法》规定的会计档案保管期限为最低的保管期限。另外,考虑到《刑法》和《民法通则》的诉讼时效和调查取证的延时,建议上市公司将会计档案的最低保管期限调整为22到25年,以避免产出不必要的麻烦。

会计档案管理是一项重要而繁琐的工作,许多上市公司认为只要季报、半年报、年报等按时编完,会计档案就不起什么作用了,但由于《刑法》和《民法通则》规定的最长诉讼时效为20年,过早地销毁会导致相关司法取证困难。

另外,财务文件丢失,并不会帮助一家公司更顺利地通过审计。再者,在资本市场,一家公信力受到质疑的公司生存空间必然收窄。权衡利弊相关,假如故意这么做,那肯定是为了掩盖其他更重要的事情。

某些上市公司公告会计档案丢失导致一些问题,也许有其他方面的原因吧。会计档案的丢失,通常没那么简单。比较著名的有银广夏、蓝田股份,大家可以参详参详。


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